Per le aziende che producono, trasportano o gestiscono rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi, il nuovo formulario rifiuti elettronico rappresenta un cambiamento operativo rilevante.
In questa guida completa e aggiornata, spieghiamo in modo chiaro:
- cos’è l’xFIR
- chi è coinvolto
- cosa cambia rispetto al FIR cartaceo
- come si integra nel RENTRI
- cosa devono fare concretamente le aziende per essere conformi
Cos’è il Formulario di Identificazione Rifiuti Digitale
L’xFIR è il nuovo formulario di identificazione rifiuti digitale, introdotto dal Ministero dell’Ambiente per digitalizzare e rendere tracciabile l’intero processo di trasporto dei rifiuti.
Sostituisce il tradizionale FIR cartaceo, mantenendone le finalità:
- identificazione del rifiuto
- tracciabilità del trasporto
- responsabilità dei soggetti coinvolti
In più introduce la compilazione digitale strutturata, la vidimazione digitale tramite RENTRI, la trasmissione in tempo reale e la conservazione elettronica dei dati.
Quando entra in vigore l’XFIR? La data chiave.
La data da segnare è 13 febbraio 2026.
Da questa data il formulario identificazione rifiuti digitale diventa operativo, mentre il FIR cartaceo viene progressivamente dismesso.
Le aziende iscritte al RENTRI dovranno gestire il nuovo modello xFIR in formato digitale e, per entrambi i formati (cartaceo e digitale) ci sarà obbligo di vidimazione digitale tramite il sistema RENTRI.
Il periodo di transizione è stato pensato per consentire alle aziende di:
- adeguare i sistemi gestionali
- formare il personale
- integrare i flussi digitali con fornitori e trasportatori
Cosa contiene il FIR digitale?
Il contenuto del nuovo modello digitale è definito tecnicamente dall’articolo 8 del D.M. 59/2023, che stabilisce modalità, struttura e regole di gestione del FIR digitale all’interno del sistema RENTRI. Il formulario è soggetto a vidimazione digitale tramite un Codice Univoco, generato direttamente dal sistema RENTRI con il supporto delle Camere di Commercio, superando definitivamente la vidimazione fisica tradizionale.
L’intestazione del FIR digitale contiene i dati identificativi di tutti i soggetti coinvolti nella tracciabilità del rifiuto: Produttore, Trasportatore e Destinatario, oltre alle informazioni essenziali sul rifiuto trasportato, come tipologia, quantità e caratteristiche.
Durante il ciclo di vita del trasporto, il FIR digitale viene progressivamente aggiornato attraverso i servizi messi a disposizione dal MASE oppure tramite l’utilizzo di un sistema gestionale per i rifiuti interoperabile con RENTRI. Questo garantisce una compilazione coerente e completa del formulario e la corretta sottoscrizione digitale da parte dei soggetti coinvolti nelle diverse fasi.
Una volta concluse le operazioni di trasporto e completate tutte le firme digitali, spetta al destinatario trasmettere il FIR digitale al produttore iniziale attraverso il sistema RENTRI, nel rispetto delle tempistiche definite dai decreti direttoriali.
Come si integra l’xFIR nel RENTRI?
All’interno del sistema RENTRI (il sistema nazionale per la tracciabilità dei rifiuti, gestito dalle Camere di Commercio), il formulario di identificazione rifiuti digitale assume una forma ben precisa: è contenuto in un file con estensione .xfir, denominato appunto xFIR.
Dal punto di vista tecnico, l’xFIR si basa sullo standard europeo ASiC (Associated Signature Container). Si tratta di un vero e proprio “contenitore digitale” che include:
- i dati del FIR in formato XML
- eventuali allegati
- tutte le firme digitali apposte nel corso del ciclo di vita del documento
L’xFIR è quindi un documento informatico autonomo, riconoscibile dall’estensione .xfir, che conserva al suo interno tutte le informazioni rilevanti legate alla tracciabilità del rifiuto.
Un aspetto fondamentale è che il file .xfir non rappresenta una singola versione statica del formulario, ma raccoglie tutte le sue evoluzioni. Al suo interno vengono registrati gli “accadimenti” che caratterizzano il ciclo di vita del documento: dal rilascio dell’identificativo Vi.Vi.FIR, alla compilazione iniziale, fino all’integrazione dei dati di trasporto, agli eventuali allegati e alle firme digitali apposte dai diversi soggetti coinvolti.
In questo senso, l’xFIR può essere considerato il gemello digitale del Formulario. Non vengono più prodotte copie cartacee per i soggetti obbligati al RENTRI, ma una unica copia digitale, firmata da tutti gli operatori coinvolti nella tracciabilità del rifiuto.
Come funziona l’xFIR?
L’xFIR è uno degli strumenti operativi del RENTRI e funziona così:
- Creazione del FIR digitale tramite portale RENTRI o sistemi gestionali interoperabili
- Vidimazione digitale automatica (non più presso la Camera di Commercio fisica)
- Compilazione del FIR da parte di produttore, trasportatore e destinatario
- Firma digitale dei soggetti coinvolti
Trasmissione e archiviazione dei dati che saranno resi disponibili alle autorità competenti.
Soggetti coinvolti: chi deve usare l’xFIR?
I soggetti coinvolti nell’utilizzo del XFIR sono gli stessi del FIR tradizionale, ma con responsabilità digitali aggiuntive:
Produttori di rifiuti, ovvero aziende che producono rifiuti pericolosi e aziende che producono rifiuti non pericolosi da attività industriali, artigianali o di servizio.
Trasportatori iscritti all’Albo Nazionale Gestori Ambientali, che sono responsabili del trasporto dei rifiuti.
Destinatari dei rifiuti, ossia impianti di recupero o smaltimento che hanno la responsabilità della chiusura del formulario.
Differenze tra FIR cartaceo e FIR digitale
Aspetto | FIR cartaceo | FIR digitale |
Supporto | Carta | Digitale |
Vidimazione | Camera di Commercio | Vidimazione digitale tramite RENTRI |
Compilazione | Manuale | Digitale strutturata |
Firma | Autografa | Firma digitale |
Trasmissione dati | Non automatica | Trasmissione dei dati in tempo reale |
Archiviazione | Fisica | Digitale a norma |
Cosa cambia operativamente per le aziende con il FIR digitale
Per le aziende, l’introduzione del FIR digitale non è un semplice cambio di formato, ma un’evoluzione dei processi legati alla gestione e al trasporto dei rifiuti. Il primo impatto riguarda l’organizzazione interna: diventa necessario rivedere le procedure di scarico dei rifiuti, assicurando un corretto coordinamento tra uffici amministrativi, reparti produttivi e soggetti esterni coinvolti, come trasportatori e impianti di destinazione.
Un secondo aspetto centrale è l’adozione di strumenti digitali. Le aziende possono operare direttamente tramite il portale RENTRI oppure scegliere di integrare il formulario di identificazione rifiuti digitale nei propri sistemi gestionali aziendali, rendendo il flusso più strutturato e automatizzato.
A questo si affianca il tema delle competenze. Il personale deve essere formato non solo sulle nuove modalità di compilazione del FIR, ma anche sulla gestione delle firme digitali e sulle responsabilità connesse alla trasmissione dei dati. La digitalizzazione richiede quindi consapevolezza e precisione, oltre che strumenti adeguati.
Infine, cambiano in modo significativo il controllo e la conformità normativa. Il FIR digitale garantisce maggiore trasparenza, riduce il rischio di errori formali e consente una tracciabilità completa del trasporto dei rifiuti, con dati resi disponibili alle autorità competenti in modo puntuale e verificabile.
Gestione rifiuti pericolosi e non pericolosi: cosa sapere
L’XFIR si applica sia ai rifiuti pericolosi sia ai rifiuti non pericolosi. L’obbligo di utilizzo del formulario rimane invariato rispetto al passato: ciò che cambia è la modalità di compilazione, che diventa interamente digitale.
Proprio per questo, è fondamentale prestare particolare attenzione ad alcuni elementi chiave: la corretta identificazione del rifiuto, l’esatta indicazione dei codici EER, la coerenza tra quantità e caratteristiche dichiarate e l’allineamento dei dati con il registro di carico e scarico. Errori o incongruenze, nel nuovo sistema, diventano più facilmente tracciabili e possono generare criticità in fase di controllo.
Cosa devono fare oggi le aziende per prepararsi
Per arrivare pronte al 13 febbraio 2026, le aziende devono operare un percorso di adeguamento.
Il primo passo è verificare il proprio obbligo di iscrizione al RENTRI e comprendere quali adempimenti ricadono sull’unità locale.
È poi necessario analizzare in modo puntuale i flussi di trasporto e gestione dei rifiuti, valutando se le procedure attuali siano compatibili con il nuovo modello digitale. In questa fase può essere utile considerare l’adozione di sistemi gestionali compatibili con il RENTRI, in grado di semplificare la compilazione del FIR e la trasmissione dei dati.
Un ruolo centrale è svolto anche dalla formazione delle risorse interne, che devono essere messe nelle condizioni di operare correttamente nel nuovo contesto normativo. Infine, per ridurre il rischio di errori e non conformità, è consigliabile affidarsi a partner specializzati nella gestione dei rifiuti, capaci di supportare l’azienda sia sul piano operativo sia su quello normativo.
Perché l’xFIR è un’opportunità (non solo un obbligo)
Se affrontato in modo strutturato, il formulario di identificazione rifiuti digitale non rappresenta solo un nuovo adempimento, ma un’opportunità concreta per migliorare l’organizzazione aziendale. La digitalizzazione consente di ridurre gli errori, aumentare il controllo sui flussi di rifiuti, rafforzare la conformità normativa e rendere i processi più efficienti e tracciabili.
In questo scenario, il FIR digitale diventa uno strumento di governo e controllo, capace di supportare le aziende nella gestione responsabile dei rifiuti e nel rispetto delle normative ambientali, piuttosto che un semplice obbligo formale da assolvere.
FAQ - Domande frequenti sull’xFIR
Cos’è l’xFIR?
È il formulario di identificazione rifiuti digitale che sostituisce il FIR cartaceo nell’ambito del RENTRI.
Quando diventa obbligatorio il FIR digitale?
Dal 13 febbraio 2026, secondo il calendario stabilito dal Ministero dell’Ambiente.
Chi deve compilare l’xFIR?
Produttore, trasportatore e destinatario, ciascuno per la propria parte di competenza.
Serve la firma digitale?
Sì. I soggetti coinvolti firmano digitalmente il formulario.
L’xFIR vale anche per i rifiuti non pericolosi?
Sì, si applica sia ai rifiuti pericolosi che ai rifiuti non pericolosi.
La tua azienda è pronta al FIR digitale?
Affidati a professionisti della gestione rifiuti: ti supportiamo nella verifica degli obblighi, nella formazione e nell’adeguamento operativo.
